“Menos reuniones, más hacer” - Jason Goldberg

Venimos hablando sobre los blockers de la productividad y contándoles algunas herramientas, como la técnica Pomodoro o la matriz de Eisenhower, para superarlos. Hoy vamos a hablar sobre la tan temida reunionitis.

Un estudio de Harvard entrevistó 182 gerentes de diferentes industrias acerca de lo que pensaban de las reuniones. Estos fueron los resultados:

• 71% consideran que las reuniones son improductivas e ineficientes; 
• 65% consideran que las reuniones no les permite terminar con sus responsabilidades; 
• 64% creen que reducen la capacidad de pensamiento analítico, pues o se está en la reunión o se piensa.

No hay nada más improductivo, y a la vez común, que vernos atrapados en una reunión en la cual no deberíamos estar, o peor aún, la cual nunca debió existir (pudo ser un correo o simplemente una llamada entre dos personas). Aceptémoslo, la ‘reunionitis’ es una de las enfermedades organizacionales que más padecen las empresas, y por ende, que padecemos quienes trabajamos en ellas. 

El problema no son las reuniones en sí, pues está comprobado que estas son fundamentales para facilitar la colaboración entre equipos en donde permiten el flujo de información entre áreas y proyectos, estimulan la creatividad y son un pilar de la innovación. El problema con las reuniones es el CÓMO las utilizamos para que potencien nuestro trabajo; entonces, la próxima vez que coordines o participes en una reunión, ten en cuenta estos puntos y verás cómo conviertes estos encuentros en espacios de alta productividad y eficiencia:

Deja claro el objetivo de la reunión

Aunque parezca obvio, el 99% de las reuniones que recibimos nunca dejan explícito el objetivo para el cual están siendo convocadas. La mejor manera de tener una reunión productiva es dejar claro el para qué de la reunión. Así de simple.

Tip: Por favor, antes de convocar cualquier reunión pregúntate: ¿es necesario hacer una reunión para lograr este [poner aquí el objetivo a lograr]?, muchas reuniones nunca han debido ser una reunión, han debido ser una corta llamada, un correo o un mensaje de Slack.

La regla 8-18-1800

¿Cuántas personas debes convocar a una reunión? Sigue estas reglas y tendrás el número idóneo para cada uno de tus encuentros:

• 2-8 personas: si tienes que resolver un problema o tomar una decisión. Más participantes hará que sea tortuoso llegar a una conclusión.
• 9-18 personas: si el objetivo es hacer una lluvia de ideas, recibir retroalimentación sobre algo en específico (e. comentarios sobre la nueva ‘landing’) o tener una ‘weekly’ de equipo.
• +18 personas: si el propósito es informar unilateralmente (e. reportar a la empresa los resultados del trimestre) o liderar tropas en una batalla.  

TIP: Si la reunión implica toma de decisiones, procura siempre tener un número impar de personas, de esta manera te aseguras que exista una mayoría en números

Dejar claras las expectativas y los resultados

Igual que en los equipos deportivos, cada persona dentro de la reunión debe tener claro lo que se espera de ella, y se debe dejar claro cuáles serán los posibles resultados del encuentro.

Ejemplo, si tu eres un vendedor, y la reunión es con un prospecto comercial en donde tu quieres que ella tome una decisión sobre la propuesta, hay que dejarle claro que: (1) su participación en la reunión es para que tome una decisión sobre la propuesta; y (2) que los posibles resultados son que diga “si” o “no”.

Se un guardián del tiempo

Suena como otra obviedad, pero cuántas veces no cumplimos con el horario de inicio porque: no sabemos la plataforma a usar (¿hangouts o zoom?) y nos demoramos iniciando; se tocan otros temas que no estaban contemplados y se extiende… y así.

Respetar el tiempo que tomará el encuentro es clave para lograr reuniones productivas. En caso de que el encuentro logre su objetivo antes de lo esperado, hay que dar por terminada la reunión.

TIP: Prepararse 5 minutos antes de la reunión para solucionar cualquier inconveniente previo, ser conciso con las intervenciones y llamar la atención cuando el tema deja de ser por el cual se convocó, harán que tus reuniones sean mucho más efectivas.

RECOMENDADO: Si quieren profundizar en productividad a través un buen manejo de reuniones, les extra recomiendo este episodio de ‘Cómo Fabricar Tiempo’ sobre ‘Hackear el tiempo en la oficina’. Para escuchar click aquí

Pedro Mejía
Colombia Country Manager